INTEGRITETSPOLICY
MEDIATE NORDIC

Version 2026-01-16

Denna integritetspolicy förklarar hur Mediate Nordic AB behandlar personuppgifter om kandidater, läkare, konsulter, anställda, referenspersoner, kontaktpersoner hos kunder och samarbetspartner samt besökare på vår webbplats. Policyn beskriver vilka uppgifter vi behandlar, varför vi gör det, vilka vi kan lämna uppgifterna till, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har.

1 Personuppgiftsansvarig och kontakt

Mediate Nordic AB, organisationsnummer 556644-3023, är personuppgiftsansvarigt för den behandling som beskrivs i denna policy.

Postadress  Skiffervägen 10, 224 78 Lund

Telefon  046 31 60 00

Allmän e-post  info@mediatenordic.se

Kontakta oss på adressen om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har frågor om vår behandling av personuppgifter.

2 Hur vi får personuppgifter

Vi får personuppgifter från följande källor:

• dig själv, till exempel genom kontakt, ansökan, intresseanmälan, avtal, tidrapport eller annan dokumentation
• referenspersoner som du har angett
• kunder, uppdragsgivare, arbetsgivare eller samarbetspartner i samband med en rekrytering eller ett uppdrag
• offentliga yrkes- och myndighetsregister, exempelvis register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal samt uppgifter från tillsynsmyndigheter, när kontrollen är relevant och tillåten
• allmänt tillgängliga yrkesrelaterade källor, när det är motiverat för att identifiera eller kontakta en möjlig kandidat eller affärskontakt
• våra tekniska system när du använder webbplatsen eller kommunicerar med oss.

Om vi samlar in personuppgifter om dig från någon annan än dig själv informerar vi dig enligt tillämpliga regler, om inte ett lagligt undantag gäller.

3 Hur vi behandlar personuppgifter

3.1 Kandidater och läkare

Personuppgifter  Namn, kontaktuppgifter, födelsedata eller personnummer när säker identifiering krävs, CV, utbildning, legitimation, specialistkompetens, arbetslivserfarenhet, språk, tillgänglighet, önskemål, uppdrags- och anställningshistorik, bolags- och fakturauppgifter, referenser, kommunikation och relevanta anteckningar. Vi kan också behandla resultat från nödvändiga och tillåtna kontroller av yrkeslegitimation, behörighet och tillsyn.

Ändamål  Att hantera intresseanmälningar och ansökningar, kommunicera om uppdrag och tjänster, bedöma och matcha kompetens, kontrollera kvalifikationer och referenser, presentera en kandidat för en relevant vårdgivare efter dialog med kandidaten samt ingå, administrera och följa upp avtal, uppdrag eller rekrytering.

Rättslig grund  Åtgärder på din begäran innan avtal ingås och fullgörande av avtal, rättsliga förpliktelser samt vårt berättigade intresse av att bedriva en säker och väl fungerande bemannings- och rekryteringsverksamhet. Samtycke används endast för avgränsade, frivilliga behandlingar när samtycke är en lämplig rättslig grund.

Lagring  Uppgifterna sparas under en aktiv ansökan, rekrytering, kandidat- eller uppdragsrelation. Om ingen fortsatt relation uppstår raderas eller anonymiseras uppgifterna normalt senast 24 månader efter den senaste meningsfulla kontakten. Uppgifter kan sparas längre när det behövs för ett pågående avtal, en uttryckligen fortsatt kandidatrelation, en rättslig förpliktelse eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3.2 Konsulter och anställda

Personuppgifter  Identitets- och kontaktuppgifter, anställnings- och uppdragsuppgifter, kompetens och utbildning, arbetstid, lön, bankkonto, skatt, frånvaro, semester, pension, försäkring, arbetsmiljö, prestation och kompetensutveckling samt kontaktuppgifter till närstående. När det är nödvändigt behandlar vi även uppgifter om arbetstillstånd, medlemskap i arbetstagarorganisation och hälsa.

Ändamål  Att ingå och fullgöra anställnings- eller konsultavtal, planera och administrera uppdrag, betala lön eller ersättning, hantera skatt, pension och försäkring, uppfylla arbetsrättsliga och arbetsmiljörättsliga skyldigheter, stödja rehabilitering och kompetensutveckling samt hantera och följa upp relationen med uppdragsgivare.

Rättslig grund  Fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse och berättigat intresse, beroende på ändamålet. Känsliga personuppgifter behandlas endast när det finns ett särskilt stöd enligt dataskyddsreglerna, exempelvis när behandlingen är nödvändig för att Mediate Nordic eller den registrerade ska kunna fullgöra skyldigheter och utöva rättigheter inom arbetsrätten och området social trygghet.

Lagring  Uppgifterna sparas under anställningen eller uppdraget och därefter så länge de behövs för att uppfylla lagkrav, hantera pension och försäkring eller rättsliga anspråk. Bokförings- och löneunderlag sparas normalt i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Uppgifter om hälsa, rehabilitering och närstående gallras när de inte längre behövs för sitt särskilda ändamål, om inte lag eller ett rättsligt anspråk kräver fortsatt lagring. Mer detaljerad information kan lämnas i samband med anställning eller uppdrag.

3.3 Referenspersoner

Personuppgifter  Namn, yrkesroll, arbetsgivare, kontaktuppgifter, relation till kandidaten och de yrkesrelaterade uppgifter som lämnas vid referenstagningen.

Ändamål och rättslig grund  Uppgifterna används för att kontakta referensen, bedöma kandidatens yrkeserfarenhet och genomföra en välgrundad rekryterings- eller bemanningsprocess. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av kvalitetssäkring.

Lagring  Uppgifterna sparas under den aktuella processen och därefter tillsammans med kandidatens underlag så länge de behövs för samma ändamål, normalt högst 24 månader efter den senaste meningsfulla kontakten om ingen fortsatt relation eller rättslig skyldighet motiverar en längre tid.

3.4 Kontaktpersoner hos kunder, potentiella kunder, leverantörer och samarbetspartner

Personuppgifter  Namn, arbetsgivare, befattning, arbetsrelaterade kontaktuppgifter, kommunikation, mötesanteckningar samt uppgifter som behövs för avtal, leverans och fakturering.

Ändamål och rättslig grund  Uppgifterna används för att etablera och upprätthålla affärsrelationer, lämna och följa upp erbjudanden, administrera avtal och leveranser, hantera fakturering samt besvara frågor. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att bedriva och utveckla verksamheten, fullgörande av avtal och rättsliga förpliktelser.

Lagring  Kontaktuppgifter sparas under den aktiva affärsrelationen och normalt högst 24 månader därefter, om de inte längre behövs. Avtals-, bokförings- och fakturaunderlag sparas så länge tillämplig lag kräver det.

3.5 Webbplats, kontaktformulär och uppladdade filer

Personuppgifter  När du besöker webbplatsen kan vi behandla IP-adress, datum och tid, webbläsare, enhet, besökta adresser och säkerhetsloggar. När du använder ett formulär behandlar vi de uppgifter och filer som du själv skickar in, exempelvis namn, kontaktuppgifter, specialistområde, CV eller tidrapport.

Ändamål och rättslig grund  Tekniska uppgifter används för att leverera och skydda webbplatsen, förhindra missbruk och felsöka. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av en säker och fungerande webbplats. Formulär- och filuppgifter används för att besvara din begäran, hantera en intresseanmälan eller administrera ett uppdrag, avtal, tidunderlag eller faktura. Den rättsliga grunden beror på ärendet och kan vara åtgärder före avtal, fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse.

Lagring  Allmänna webb- och kontaktförfrågningar raderas normalt inom 12 månader efter avslutat ärende. En intresseanmälan eller ett CV följer lagringstiden för kandidater. Tidrapporter, fakturor och tillhörande bokföringsunderlag sparas normalt enligt bokföringslagens krav. Tekniska säkerhetsloggar sparas endast så länge de behövs för säkerhet, felsökning och incidenthantering.

Skicka inte patientuppgifter, journaluppgifter eller andra personuppgifter som inte behövs för ärendet. Tidrapporter som laddas upp ska inte innehålla uppgifter om patienter.

3.6 Direktmarknadsföring

Vi kan använda arbetsrelaterade kontaktuppgifter för relevant information om våra tjänster när vårt berättigade intresse väger tyngre än den registrerades intressen. När lagen kräver det använder vi samtycke. Du kan när som helst kostnadsfritt invända mot direktmarknadsföring eller avanmäla dig via instruktionen i utskicket. När du avanmäler dig kan vi behålla en begränsad spärrpost för att säkerställa att du inte får fler utskick.

3.7 Säkerhet, rättsliga krav och anspråk

Vi behandlar personuppgifter när det behövs för behörighetsstyrning, informationssäkerhet, säkerhetskopiering, incidenthantering, intern kontroll, revision, myndighetsförfrågningar och för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse eller vårt berättigade intresse av att skydda verksamheten, de registrerade och våra system.

4 Personnummer och känsliga personuppgifter

Vi behandlar personnummer endast när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. När fullständigt personnummer inte behövs använder vi i stället födelsedata eller annan mindre ingripande identifiering.

Uppgifter om exempelvis hälsa eller medlemskap i en arbetstagarorganisation behandlas endast när de är nödvändiga och det finns både en rättslig grund och ett särskilt undantag från förbudet mot behandling av känsliga personuppgifter. Uppgifter om lagöverträdelser behandlas endast när behandlingen är tillåten enligt lag. Åtkomsten begränsas till personer som behöver uppgifterna för sitt arbete.

5 Vilka vi kan dela personuppgifter med

Vi kan lämna personuppgifter till följande mottagare när det behövs:

• vårdgivare och andra uppdragsgivare som är aktuella för en viss rekrytering eller ett visst uppdrag
• leverantörer av IT-drift, molntjänster, e-post, rekryterings- och verksamhetssystem, webbplats, säkerhet, support, lön, ekonomi och elektronisk signering
• banker, pensions- och försäkringsbolag samt leverantörer av resa och logi när detta behövs för ett uppdrag
• referenspersoner och andra parter som behöver kontaktas för en tillåten kontroll
• myndigheter, domstolar, fackliga organisationer och andra mottagare när lag, kollektivavtal eller ett rättsligt anspråk kräver eller tillåter det
• revisorer, jurister och andra professionella rådgivare som omfattas av lämpliga sekretesskrav.

Leverantörer som behandlar personuppgifter endast på vårt uppdrag är personuppgiftsbiträden och får bara behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och avtal. Andra mottagare, exempelvis vissa myndigheter, vårdgivare, banker och försäkringsbolag, kan vara självständigt personuppgiftsansvariga för sin behandling. Vi säljer inte personuppgifter.

6 Behandling utanför EU och EES

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU och EES. Vissa leverantörer eller deras underleverantörer kan dock behandla personuppgifter i ett land utanför EU och EES, exempelvis när globala moln-, säkerhets- eller webbtjänster används. En sådan överföring sker endast när det finns stöd enligt dataskyddsförordningen. Det kan vara ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå, EU-kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med nödvändiga kompletterande skyddsåtgärder eller ett annat tillåtet stöd.

Kontakta info@mediatenordic.se om du vill ha mer information om en viss överföring eller de skyddsåtgärder som används.

7 Webbplatsens kakor och externa resurser

Webbplatsen använder en nödvändig kaka för säkerhet. Nödvändiga kakor kräver inte samtycke, men vi informerar om dem här.

Kaka	Leverantör	Ändamål	Lagringstid	Kategori
__cf_bm	Cloudflare	Skyddar webbplatsen mot skadlig och automatiserad trafik genom krypterad information för bedömning av bottrafik.	30 minuter efter senaste aktivitet	Nödvändig

Webbplatsen kan hämta teckensnitt och ikoner från Google Fonts respektive Font Awesome. När en sådan resurs hämtas kan leverantören ta emot IP-adress och teknisk information som behövs för att leverera resursen. Webbplatsens infrastruktur och säkerhet tillhandahålls delvis av Cloudflare, som kan behandla IP-adress, förfrågningsdata och säkerhetsinformation.

Vi använder inte kakor för besöksstatistik eller marknadsföring. Om webbplatsens kakor eller externa tjänster ändras uppdaterar vi informationen och inhämtar samtycke innan en icke-nödvändig kaka lagras eller används. Du kan radera eller blockera kakor i din webbläsare, men vissa säkerhetsfunktioner kan då påverkas.

8 Automatiserade beslut

Mediate Nordic fattar inte beslut som har rättsliga eller på liknande sätt betydande följder för dig enbart genom automatiserad behandling.